​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Что надо знать в преддверии составления графика отпусков?

30.11.2017

Скоро начнется новый календарный год. Что надо знать в преддверии составления графика отпусков?

1. Как работодателю правильно составить график отпусков по проверочному листу ГИТ?

С 2018 года меняются правила проверок Государственной инспекцией труда (ГИТ). Теперь при плановых мероприятиях инспекторы должны использовать проверочные листы. Вопросы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска содержатся в Проверочном листе № 6 (опубликован на официальном сайте Роструда (rostrud.ru/rostrud/deyatelnost). Чаще всего среди них упоминается график отпусков.

На 2018 год организация должна утвердить график не позднее 15 декабря 2017 года.

 

Как работодателю составить и утвердить график отпусков, что учесть в графике?

Работодатель и его кадровая служба при составлении графика должны:

  • собрать у работников информацию о желаемых датах отпусков в следующем году;
  • учесть особенности отпуска каждого работника, их пожелания и производственный процесс;
  • не учитывать в графике нерабочие праздничные дни;
  • запланировать в графике на 2018 год отпуска всем работникам, в т.ч. внешним и внутренним совместителям; тем, кто в отпуске по уходу за ребенком, долгое время болеет, взял длительный отпуск за свой счет. Эти работники могут в любой момент появиться на работе и будут иметь право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск. Совместителям отпуск планировать одновременно с отпуском по основной работе;
  • строго в рамках рабочего года планировать основной удлиненный отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда. Предоставлять такие отпуска полностью, переносить их на другой рабочий год нельзя;
  • учесть мнение профкома;
  • оформить график; проверить по каждому работнику, сколько дней отпуска он использовал в рабочем году. Если по каким-либо причинам работник не использовал отпуск или его часть, запланировать остаток в графике на 2018 год;
  • кадровая служба - передать график на утверждение руководителю организации.

 

Как кадровой службе работодателя соблюсти процедуру утверждения графика и правильно оформить реквизиты. Что учесть в графике?

  1. Заполнить график отпусков с учетом требований закона и в интересах организации.
  2. Направить проект графика и обоснование по нему в профком.
  3. Указать в документе наименование организации, дату, год, на который составили график.
  4. Утвердить график у руководителя. Заготовить на документе реквизит «Гриф утверждения»: слово «Утверждаю», наименование должности руководителя, расшифровку его подписи.
  5. Ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком.
  6. . Сделайте из графика выписки и направьте их в структурные подразделения.

 

Как посчитать неиспользованные дни отпуска?

Шаг 1. Посчитать, сколько лет отработал работник.

Рабочий год – это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в организации.

Стаж работы, который дает работнику право использовать отпуск, считается по рабочим годам. Первый рабочий год исчисляется со дня, когда приняли сотрудника на работу, остальные – со следующего дня после окончания предыдущего года.

Дата окончания рабочего года может сдвинуться на время, когда работник был в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет больше 14 дней в рабочем году, прогулял, отстранен от работы без сохранения зарплаты. Другие отпуска и время вынужденного прогула дату окончания рабочего года не сдвигают.

Шаг 2. Определить рабочие годы, за которые работник использовал отпуск не полностью, и сколько дней отпуска он использовал за текущий рабочий год.

Шаг 3. Посчитать количество неиспользованных дней.

 

Количество          неиспользованных дней

отпуска за время работы

 

 

=

 

Количество дней         отпуска, которые   полагаются работнику за время работы

 

 

 

-

 

Количество дней отпуска, которые работник использовал за время работы

Что спросит государственный инспектор труда о графике отпусков по Проверочному листу № 6 у работодателя?

Какие вопросы задаст инспектор                                            

Какие документы проверит

 

Издаются ли приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков?

 

 Приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Графики

отпусков

 

Исключаются ли нерабочие праздничные дни из числа календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска?

 

Предоставляются ли ежегодно отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда?

 

Предоставляется ли оплачиваемый отпуск, который не использовал работник, не позднее следующего рабочего года?

 

Утверждается ли ежегодно график отпусков?

 

Графики отпусков

 

Получается ли письменное мотивированное мнение профкома, когда утверждаете график отпусков?

 

Письменное мотивированное мнение профкома

Предоставляется ли ежегодный отпуск отдельным категориям сотрудников в удобное время по их заявлениям?

 

Приказы о предоставлении отпусков по заявлениям в удобное время. Графики отпусков

Предоставляется ли работникам часть отпуска не менее 14 календарных дней?

 

Графики отпусков

Получается ли письменное согласие работника при отзыве его из отпуска? Не отзываются ли сотрудники, которых от подобного вмешательства защищает закон?

 

Приказы об отзыве работников из отпуска, письменные согласия работников

Получаются ли письменные согласия работников, когда переносятся их отпуска на следующий рабочий год в случае, если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации?

 

Письменные согласия работников на перенос отпуска. Графики отпусков

Получаются ли письменные заявления работников о замене ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией? При этом не заменяется ли денежной компенсацией ежегодный оплачиваемый отпуск беременным и несовершеннолетним?

 

Письменные заявления работников о замене ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной

компенсацией. Документы по начислению

и выплате отпускных

 

 

К какой ответственности может быть привлечен работодатель за выявленные нарушения 

За первое нарушение

За повторное нарушение

Вынесет предупреждение или наложит административный штраф ч. 1 ст. 5.27 КоАП

– на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

– на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

Оформит протокол по ч. 2 ст. 5.27 КоАП и передаст его в суд

 

2. Актуальные вопросы членов Профсоюза при составлении графиков отпусков.

1. Вопрос: Может ли работник с вредными условиями труда совмещать работу с нормальными условиями труда? Если да, то каков порядок предоставления дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда в данном случае?

Ответ: Работник с вредными условиями труда может совмещать работу с нормальными условиями труда.

За работу во вредных условиях труда предоставляется дополнительный отпуск, продолжительность которого определяется с учетом фактически отработанного времени во вредных условиях труда. Дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском полностью или частично.

Обоснование: Действующим законодательством не предусмотрен запрет при работе во вредных условиях на выполнение дополнительной работы с нормальными условиями труда путем совмещения профессий (должностей).

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ устанавливает, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ). При этом поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Таким образом, на время выполнения трудовых обязанностей по дополнительной работе работник не освобождается от работы, определенной трудовым договором, то есть работа по совмещаемой должности не заменяет основной работы и осуществляется в рамках одного и того же рабочего дня.

Условия труда на рабочем месте, согласно ст. 57 ТК РФ, являются обязательными для включения в трудовой договор.

Наличие вредных и (или) опасных условий труда на рабочих местах устанавливается путем проведения специальной оценки условий труда. По результатам проведения специальной оценки условий труда устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах (ч. 1, 2 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" (далее - Закон № 426-ФЗ)). В зависимости от степени вредности, установленной на основании проведенной специальной оценки условий труда, работникам предоставляются гарантии и компенсации (п. 6 ст. 7 Закона N 426-ФЗ, ч. 1 ст. 92 и ч. 1 ст. 117 ТК РФ).

Из норм законодательства о специальной оценке условий труда следует, что рабочие места, на которых работники выполняют разные трудовые функции, являются разными рабочими местами (ч. 6 ст. 9 Закона N 426-ФЗ). Соответственно, такие рабочие места подлежат самостоятельной оценке.

Вопрос о предоставлении дополнительного отпуска за работу в опасных и (или) вредных условиях труда решается с учетом результатов проведенной специальной оценки условий труда.

В соответствии со ст. 117 ТК РФ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда, на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4-й степени либо опасным условиям труда. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, указанным в ч. 1 ст. 117 ТК РФ, составляет 7 календарных дней.

В силу ч. 3 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Следовательно, работодатель с целью расчета продолжительности дополнительного отпуска обязан обеспечить точный учет фактически отработанного работником времени во вредных условиях.

Единственным нормативным актом, регламентирующим порядок расчета такого времени, является Инструкция о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20 (далее - Инструкция). Данный документ в настоящее время продолжает действовать на территории РФ на основании Определения апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 01.11.2012 № АПЛ12-651.

Аналогичную позицию высказал и Минтруд России в Информационном письме от 13.02.2013 "О порядке предоставления работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда в соответствии с пунктом 1 Постановления Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2008 г. N 870".

Согласно ст. 423 ТК РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением ВС РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.

Из п. 10 Инструкции следует, что при исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск, количество полных месяцев работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.

При этом в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитывается все время, которое работник фактически работал в этих условиях, независимо от того, на полную или неполную ставку занят данный работник. Верховный Суд РФ в своем Решении от 26.01.2017 N АКПИ16-1035 указал, что требования абз. 1 п. 12 Инструкции, ограничивающие продолжительность подлежащего учету периода работы во вредных условиях труда, не подлежат применению. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска за работу с вредными условиями труда, по мнению Верховного Суда РФ, определяется с учетом фактически отработанного времени в данных условиях независимо от того, на полную или неполную ставку занят работник, в том числе и при условии его занятости менее 0,5 ставки.

Поскольку ТК РФ не устанавливает порядок расчета продолжительности предоставляемого работнику дополнительного отпуска за работу во вредных условиях, продолжительность заработанного отпуска рассчитывается пропорционально отработанному во вредных и (или) опасных условиях времени:

Продолжительность дополнительного отпуска

 

=

Количество полных месяцев, отработанных во вредных условиях

 

x

Количество дней доп. отпуска за год (7 дней либо в соответствии с коллективным договором)

 

/

 

12 мес.

 

-

Дни дополнительного отпуска, отгулянные работником

Согласно п. 8 Инструкции дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском.

Дополнительный отпуск может предоставляться полностью или частично.

Таким образом, работник с вредными условиями труда может совмещать работу с нормальными условиями труда. В счет времени работы во вредных условиях труда засчитывается все время, которое работник фактически работал во вредных условиях труда, независимо от того, на полную или неполную ставку занят данный работник, в том числе и при условии его занятости менее 0,5 ставки. Дополнительный отпуск не должен быть меньше установленной трудовым законодательством минимальной продолжительности - 7 календарных дней.

 

2. Вопрос: Какова продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам за работу по внутреннему или внешнему совместительству во вредных условиях труда.

Ответ: На основании ранее действовавшего п.12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, засчитывались лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Решением Верховного Суда РФ от 26.01.2017 № АКПИ16-1035 данный пункт был признан недействующим со дня вступления решения суда в законную силу, после чего в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитывается все время, которое работник фактически работал в этих условиях, независимо от того, на полную или неполную ставку занят данный работник.

Совместителям (как внутренним, так и внешним) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ).

Кроме того, статьей 117 ТК РФ закреплено, что работникам, условия труда, на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени, либо опасным условиям труда, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность которого составляет 7 календарных дней.

Стаж работы, дающий право на данные отпуска, исчисляется раздельно по ежегодному основному отпуску и дополнительному отпуску за вредные условия труда.

При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда, пропорционально отработанному времени, количество полных месяцев работы на производствах, в цехах, по профессиям и должностям с вредными условиями труда определяется по следующей формуле:

 

Количество полных               Суммарное количество           Среднемесячное

месяцев работы с          =          дней работы в течение     /       количество

вредными условиями труда         рабочего года                      рабочих дней

 

Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции).

 

3. Вопрос: При составлении графика отпусков по письменному соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск был разделен на две части по 14 дней. Впоследствии (после утверждения графика отпусков и до начала первой части отпуска) работник подал заявление о том, что отказывается от разделения отпуска на части. Обязан ли работодатель изменить график отпусков, предоставив работнику полный отпуск, учитывая, что разделение отпуска на части возможно только по соглашению сторон?

Ответ: Если при составлении графика отпусков по соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск был разделен на части, то впоследствии работодатель не обязан менять этот график по требованию работника. По общему правилу работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от достигнутой договоренности.

Обоснование: Ежегодный оплачиваемый отпуск (далее - отпуск) по соглашению между работником и работодателем можно разделить на части. Одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Договориться об использовании отпуска по частям можно как до составления графика отпусков, так и после его составления. Это следует из положений ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ.

Право договориться о разделении отпуска на части считается реализованным, когда стороны пришли к соответствующему соглашению. Соглашение можно оформить в виде отдельного письменного документа или подтвердить совокупностью документов, свидетельствующих о согласии сторон разделить отпуск.

Пересмотреть соглашение о разделении отпуска можно по договоренности. В общем случае стороны не вправе отказываться от него в одностороннем порядке.

Кроме того, утвержденный график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. По общему правилу изменить время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Из вышесказанного можно сделать вывод, что работодатель не обязан менять график отпусков, если работник подал заявление об отказе от разделения отпуска на части.

 

4. Вопрос: Вправе ли работодатель в связи с производственной необходимостью составить график отпусков по должностям без указания Ф.И.О. конкретных работников, чтобы работник на определенной должности уходил в отпуск в определенный месяц?

Ответ: График отпусков составляется по работникам, а значит, требуется четкое указание Ф.И.О. работников.

Обоснование: Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ каждый работодатель обязан составлять график отпусков на следующий календарный год. Для составления графика отпусков работодателю необходимо помнить следующее.

В соответствии со ст. ст. 114, 115 и 122 ТК РФ работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 рабочих дней, который предоставляется работнику по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон работнику может предоставляться отпуск и ранее шести месяцев. Согласно ст. ст. 124 и 125 ТК РФ одна из частей ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней, при этом запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Также в разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника по форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, работодатель обязан указывать все предоставляемые работнику отпуска. То есть работодатель обязан отслеживать количество предоставляемых работнику дней отпуска, использование работником ежегодного отпуска и разделение ежегодного отпуска на части.

Постановлением Госкомстата России N 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе и "График отпусков" (форма N Т-7). В данной форме предусмотрено указание, помимо структурного подразделения и должности, Ф.И.О. работника и его табельного номера.

Таким образом, работодатель при составлении графика отпусков должен указывать Ф.И.О. конкретного работника, при этом отслеживая использование и разделение ежегодного оплачиваемого отпуска каждым работником.

 

5. Вопрос: Вправе ли работодатель обязать своих работников делить основной оплачиваемый отпуск на две части (по 14 календарных дней каждая), предусмотрев данное условие в локальном нормативном акте?

Ответ: Работодатель не вправе обязать своих работников делить отпуск на две части (по 14 календарных дней каждая), предусмотрев данное условие в локальном нормативном акте.

Обоснование: Согласно ч. 1 ст. 122 Трудового кодекса РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Таким образом, без согласия работника работодатель не имеет права разделить отпуск на части.

Более того, в соответствии с ч. 4 ст. 8 ТК РФ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения. Следовательно, положение локального нормативного акта работодателя, обязывающее работников делить основной оплачиваемый отпуск на две части, не подлежит применению.