Электронная трудовая книжка – внедрение цифровых технологий в сферу трудовых отношений

08.04.2019

Какие предстоят изменения для работодателей и работников после введения электронной трудовой книжки, электронного кадрового документооборота и дистанционного взаимодействия с Рострудом? На что обратить внимание уже сейчас?

К 2020 году организации столкнутся с электронными трудовыми книжками, введением электронного кадрового документооборота и дистанционным взаимодействием с Рострудом. Новшества хотят вводить постепенно.

С 2020 года работодателям нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках. После 1 января 2021 года потребуется сохранить два формата книжек для сотрудников, подавших об этом заявление. Остальные перейдут на электронный вариант. В их числе будут и те, кто впервые поступает на работу с 1 января 2021 года.

Каких изменений ждать работникам и работодателям?

Внедрение цифровых технологий в сферу трудовых отношений предполагается комплексным и пройдет сразу по нескольким направлениям.

Внедрение электронного кадрового документооборота

В рамках этого направления предполагается предоставить работодателю возможность вести в электронном виде кадровую документацию, включая трудовые договоры, документы по охране труда, кадровые приказы, распоряжения и т. д.

Перевод взаимодействия с трудовой инспекцией в электронный вид («электронный надзор»)

Основная цель данного направления – упрощение и ускорение проверок работодателей за счет внедрения современных технологий. Стоит отметить, что на сегодняшний день одним из самых востребованных сервисов Роструда является «Электронный инспектор», доступный пользователям портала «онлайнинспекция.рф». Благодаря ему работодатели уже сейчас могут бесплатно и в любое удобное для них время пройти самопроверку на предмет соблюдения трудового законодательства, а также получить заключение об отсутствии или наличии нарушений и инструкции по их устранению.

Электронная трудовая книжка

Сейчас трудовая книжка – это носитель информации в виде бумажного документа, подтверждающего стаж работника с самого начала трудовых отношений.

Законопроектами планируется заменить бумажную трудовую книжку на электронный учет сведений о трудовой деятельности работника (иначе говоря, на электронную трудовую книжку). При этом данные, содержащиеся в трудовой книжке, существенно не изменяются, а лишь приобретают новую форму в виде учета сведений о трудовой деятельности работника. Таким образом, речь идет не об отмене трудовых книжек вообще, а об упразднении бланка и переходе к электронной форме их ведения.

Учитывая, что Минтруд не планирует полностью отказаться от бумажного варианта трудовой книжки, работодатель должен будет выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения:

• в период работы по заявлению сотрудника (кроме тех, кому продолжают вести обычную трудовую книжку);
• в день увольнения.

Введение электронной трудовой книжки планируется последовательно через три законопроекта:

1. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)».
2. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
3. «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника либо предоставление данных сведений в неполном объеме или искаженном виде».

Когда изменения вступают в силу?

Действующие варианты законопроектов предполагают, что они вступают в силу с 1 января 2020 года. Это значит, что законодатели будут их рассматривать в течение 2019 года, и работодателям стоит подготовиться к вступлению их в силу уже в этом году. Это вызвано тем, что в течение 2020 года для всех работодателей законопроектами устанавливается обязанность провести разъяснительную работу с работниками, а также организовать ряд подготовительных мероприятий в связи с изменениями.

При этом уже с 1 января 2020 года вводится административная ответственность за нарушение нового законодательства. Для этого ст. 5.27 КоАП дополнят частью 8, которая предусматривает санкцию для должностных лиц – предупреждение. Условием для привлечения к ответственности будет являться неоднократное нарушение новых правил в течение календарного года.

Стоит отметить, что на ПФР возлагается обязанность сообщать в Роструд информацию о таких нарушениях в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия.

Как подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Минтруд предложил перечень мер, которые помогут перейти на новые правила. В 2020 году может понадобиться:

• с участием выборного органа первичной профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;
• изменить соглашения и коллективные договоры;
• письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность организации, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Исчезнет ли трудовая книжка?

В течение 2020 года работодатели должны провести разъяснительную работу с работниками по поводу новых правил ведения трудовых книжек, в том числе уведомить их в письменной форме о праве продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе, и если в течение 2020 года работник заявит работодателю о таком желании, то в отношении такого работника работодатель будет продолжать вести трудовую книжку на бумажном носителе. Законопроекты предполагают, что на таких работников работодатель будет вести параллельно и трудовую книжку на бумажном носителе, и электронную трудовую книжку.

Такое положение законопроектов – один из минусов, поскольку влечет появление двойного учета информации о работнике и двойной работы для работодателя.

Обратите внимание: ведение сведений о трудовой деятельности работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, будет осуществляться только в электронном виде без возможности подачи такими работниками заявлений о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

Из каких источников работодатель будет получать информацию о трудовом стаже работника?

Сегодня работодатель обладает всей информацией о трудовом стаже работника. Работник при трудоустройстве предъявляет работодателю трудовую книжку, и из нее видно, в какой организации, на какой должности и как долго работал работник.

С переходом на электронную трудовую книжку у работодателя не будет доступа к такой информации по умолчанию – ее придется запрашивать у работника. Закон не дает четкого ответа на вопрос об обязанности работника предоставить полную информацию о своей предшествующей трудовой деятельности. Законопроекты говорят лишь о том, что при трудоустройстве работник должен предъявить сведения о своей трудовой деятельности, которые были выданы предыдущим работодателем, при этом при увольнении работодатель предоставляет информацию только за период работы у него.

В качестве альтернативы у работника есть право предоставить сведения о своей трудовой деятельности, которые он получил в МФЦ, ПФР или через Единый портал государственных или муниципальных услуг. Однако, если у работника есть сведения, которые он получил у предыдущего работодателя, то их он и предоставит при новом трудоустройстве. Уточнение положений законопроектов в части обязанности работника предоставить информацию о предыдущих работодателях позволило бы новому работодателю оценить потенциального кандидата более полно в части опыта, квалификации и иных его деловых качеств.

Обратите внимание: на сегодняшний день работник вправе получить трудовую книжку по письменному заявлению в срок не позднее трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Согласно новым правилам, работник сможет получить доступ к своей электронной трудовой книжке на бесплатной основе в любое время и получит возможность отследить правильность и полноту предоставляемой работодателем информации с учетом того, что сведения о трудовой деятельности работников будут передаваться работодателями в ПФР.

Какую информацию о работниках работодатели будут передавать в ПФР?

На сегодняшний день в трудовую книжку вносятся сведения: о работнике; выполняемой им работе; переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора; награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК).

По новым правилам предоставляемые в ПФР сведения о трудовой деятельности будут состоять из нескольких блоков информации:

• о месте работы: наименование и регистрационный номер компании-работодателя;
• приеме на работу с указанием структурного подразделения компании (при наличии);
• наименовании должности (выполняемой работником работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
• переводах работника на другую работу;
• увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• соответствующем приказе, который является основанием для оформления трудовых отношений.

Таким образом, сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях.

По мнению представителей Минтруда, сведения об образовании не будут указываться, поскольку работодатели могут самостоятельно проверить подлинность соответствующих документов в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.

Как изменится порядок учета сведений о трудовой деятельности?

Согласно законопроектам, данные о работнике понадобится направлять в ПФР ежемесячно. Информацию о приеме или увольнении с 1 января 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

В данном случае срок будет отсчитываться от определенного события – издания соответствующего приказа (распоряжения) об увольнении или приеме на работу. С учетом этого работодателям будет необходимо установить внутренний текущий порядок документооборота для того, чтобы информация об издании соответствующих приказов (распоряжений) своевременно доводилась до лиц, которые будут отвечать за подачу сведений в ПФР. Это позволит избежать нарушения сроков подачи сведений.

Также установлено требование о предоставлении сведений в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, если численность работающих составляет 25 и более лиц. Работодателям с меньшей численностью также предоставлено право пользоваться такой возможностью.

Минтруд считает, что до вступления в силу изменений должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных.

Неясным остается необходимость предоставления сведений, если изменения отсутствуют. Законодатель не разъяснил вопрос о том, следует ли повторно указывать такие же данные о работниках и подавать ежемесячно идентичные формы.

Какие шаги необходимо предпринять организациям для подготовки к введению электронной трудовой книжки?

1. Определить ответственных лиц, которые будут осуществлять ведение электронной трудовой книжки.
2. Подготовиться и провести разъяснительную работу с работниками.
3. Подготовить проекты локальных нормативных актов (обеспечить подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов с последующим ознакомлением работников с новыми правилами).
4. Обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в ПФР. Важно будет провести модификацию программного обеспечения для целей ведения электронной трудовой книжки.
5. Разработать порядок уведомления работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, в том числе о праве ведения трудовой книжки на бумажном носителе.

По мнению разработчиков законопроектов, работодателям переход на электронную трудовую книжку позволит сократить издержки на администрирование, обеспечить надежное хранение информации в силу возможности резервного копирования, простоты дублирования; работники больше не смогут заявить об утере трудовой книжки в целях сокрытия информации от своего нового работодателя.