​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Переход на электронные трудовые книжки

30.06.2020

В связи с переходом на «электронные трудовые книжки» работодатель должен внести изменения в свои локальные нормативные акты, регулирующие вопросы ведения трудовой книжки, и в коллективный договор – при его наличии.

В соответствии с пп. 1, 2, 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ работодатели в течение 2020 года должны:

I. Осуществить мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии).

Для этого необходимо проверить достаточность и актуальность действующих локальных нормативных актов и, при необходимости, скорректировать их в целях приведения в соответствие с действующим законодательством.

Дополнения нужно внести только в те локальные нормативные акты работодателя, где есть упоминание о трудовой книжке. Это могут быть, например, правила внутреннего трудового распорядка организации, инструкция по кадровому делопроизводству (положение об отделе кадров), положение о документообороте организации и т.д.

Нужно дополнить их нормами, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Изменениям должны подвергнутся пункты о приеме на работу (в части предоставления трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности); о порядке увольнения (в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности); о выдаче документов, связанных с работой и др.

Локальные нормативные акты необходимо дополнить следующими положениями:

  • описанием самой процедуры перевода бумажных трудовых книжек в электронный формат (в том числе уведомление работников по 30.06.2020 года включительно, право работников на выбор формы (формата) трудовой книжки, отраженное в их письменных заявлениях с указанием сроков и приложением разработанных работодателем шаблонов уведомления и заявлений работников о переходе (не переходе) на ведение электронной трудовой книжки);
  • порядком получения, хранения и обработки сведений о трудовой деятельности работников;
  • порядком выдачи сведений о трудовой деятельности работников в период работы и при увольнении работников.

В частности, надо указать, что от работника нужно заявление для получения сведений в период работы (в случае перехода на электронную трудовую книжку); возможность оформления заявления на бумаге или в электронном виде; форма предоставления сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р); сроки выдачи сведений; предоставление сведений на бумаге или в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1 Закона № 439-ФЗ).

Важно также предусмотреть порядок вручения сведений о трудовой деятельности работнику при увольнении, если его в этот день не будет на работе или он откажется получать сведения, поскольку за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности для работодателя предусмотрена та же ответственность, что и за задержку выдачи бумажной трудовой книжки (абз. 9 ч. 1 ст. 165, абз. 4 ст. 234 ТК РФ, чч. 7, 8 ст. 1 Закона № 439-ФЗ, чч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Обратить внимание! Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 4 ст. 66.1, чч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ, чч. 4, 6 ст. 1 Закона № 439-ФЗ).

Если работник вовремя не получит сведения о трудовой деятельности, работодатель несет административную ответственность за задержку их выдачи и должен выплатить компенсацию за невыдачу таких сведений. Размер компенсации определяется суммой не полученного работником заработка за период с момента увольнения до даты передачи физическому лицу сведений о трудовой деятельности. Такие негативные последствия могут наступить для работодателя как при его уклонении от выдачи сведений о трудовой деятельности, так и в случае, если он не направил работнику уведомление, указанное выше.

Образцы пунктов для включения:

• В Положение об отделе кадров организации
Раздел «Функции отдела»
п.__ Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек, формирование в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников
• В Правила внутреннего трудового распорядка
Раздел «Порядок приема и увольнения работников»
п.__ На каждого работника ведется трудовая книжка и (или) формируется в электронном виде основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Трудовые книжки работников хранятся в организации.
• Приказ № _____
о назначении ответственного за ведение
делопроизводства в организации

г. _______________ "__"_______ 2020 г.

В целях оперативного и качественного ведения кадрового делопроизводства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить _____________________________ (должность, Ф.И.О.) ответственным(ой) за организацию и ведение кадрового делопроизводства _________ "_______________", включая ведение, хранение и учет трудовых книжек, формирование в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников с "__"_______ 2020 г.
2. Ответственный несет персональную ответственность за ведение и учет кадрового документооборота в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3. Ответственный за делопроизводство ведет следующие журналы, согласно приложению к настоящему приказу:
- журнал учета приказов по личному составу;
- журнал учета трудовых договоров;
- журнал учета личных дел.
Указанные журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя юридического лица (вариант при наличии: и скреплены печатью).
4. Назначить ______________________________ (Ф.И.О.) ежемесячную доплату к должностному окладу в размере _________ (_________________) рублей.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ___________________________ (должность, Ф.И.О.).

Основание: дополнительное соглашение № ______ от "__"_________ __ г. к трудовому договору №___ от "__"___________ ___ г.

Руководитель организации __________________/_________________
(подпись) (Ф.И.О.)

"__"__________ ____ г.


II. Подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников (профкомом) изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

III. Что еще необходимо сделать работодателю?

- Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" в Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

При наличии в организации своей программы кадрового учета нужно проверить ее готовность к передаче таких сведений. Эту работу нужно провести совместными усилиями сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение электронных трудовых книжек, и специалистов IТ-отдела (либо специалиста организации, обслуживающего программу кадрового учета в организации). Если возможности программного обеспечения кадрового учета не позволяют формировать и передавать сведения о трудовой деятельности работников, такую работу можно выполнять с использованием бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. "б" ч. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

Работник кадровой службы, ответственный за ведение электронных трудовых книжек, должен научиться пользоваться этим сервисом. В таком случае требование об умении пользования сервисом ПФР для передачи сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде нужно включить в должностную инструкцию такого работника.

- Создать адрес корпоративной электронной почты, на который работники будут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1 Закона № 439-ФЗ). Назначить работника кадровой службы, который будет обрабатывать эти заявления.
Указанные мероприятия работодателю нужно отразить в приказе по основной деятельности о проведении мероприятий по переходу на электронные трудовые книжки.

 

ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Извлечение)

Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности
(введена Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ)

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

  • у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.