​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Трудовая книжка – основной документ работника

23.07.2018

Работники часто сталкиваются с необходимостью предоставления в органы обязательного социального страхования (обеспечения) (Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования, Пенсионный фонд Российской Федерации) документов, связанных с работой, а также копий таких документов в иных случаях. Как правильно работнику обратиться к работодателю с запросом и как работодатель должен действовать в такой ситуации?

Трудовой кодекс Российской Федерации
(Извлечение)

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.


 

1. Ситуация: Организация по просьбе работника выдала на руки его трудовую книжку на один день для передачи в ПФР.

Вопрос: Какие последствия возникают у работодателя, если работник потеряет оригинал трудовой книжки?

Ответ: С момента получения в установленном порядке на руки трудовая книжка, являющаяся собственностью работника, находится на хранении у работника под его ответственностью.

Работодатель в случае потери работником трудовой книжки на основании его письменного заявления обязан оформить работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Обоснование: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила), а Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В соответствии с трудовым законодательством трудовые книжки работников должны храниться в организации в установленном порядке. Работника знакомят под его личную подпись с записями в трудовой книжке (п. 12 Правил).

Статьей 18 Федерального закона от 21.07.2014 г. N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии" внесены изменения в ст. 62 ТК РФ, которая обязывает работодателя выдать работнику по его заявлению трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Работник, в свою очередь, получив на руки трудовую книжку, представляет ее в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение), с целью назначения пенсии.

Далее указанная статья обязывает работника не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

В соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Таким образом, с момента получения в установленном порядке на руки трудовая книжка, являющаяся собственностью работника, находится на хранении у работника под его ответственностью.

Работодатель в случае потери работником трудовой книжки на основании его письменного заявления обязан оформить работнику дубликат в указанный выше срок.


2. Ситуация: Работник запросил у работодателя оригинал трудовой книжки для предоставления ее в Пенсионный фонд для оформления страховой пенсии по старости.

Вопрос: В каких случаях работник должен писать расписку о получении трудовой книжки? Нужна ли расписка при увольнении?

Ответ: Расписка работника в получении трудовой книжки предусмотрена в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при расторжении трудового договора.

Для получения трудовой книжки в целях обязательного социального страхования предусмотрено письменное заявление работника о получении оригинала трудовой книжки. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено, что в данном случае работник должен написать расписку, однако тем не менее факт получения трудовой книжки работником рекомендуется зафиксировать.

Обоснование: При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках").

Таким образом, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодателю необходимо получить подпись работника в получении им трудовой книжки в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки".

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 г. N 14-2/ООГ-1347).

Указанное письменное согласие работника может прикладываться к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кроме вышеперечисленных случаев, работник может затребовать оригинал трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Так, ч. 1 ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Таким образом, если работнику необходим подлинник трудовой книжки, то в заявлении работнику следует указать причину, по которой ему это необходимо, так как трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки только для цели, определенной ст. 62 ТК РФ, а именно для представления ее в органы обязательного социального страхования (обеспечения). ТК РФ не предусмотрено, что в данном случае работник должен написать расписку в получении трудовой книжки, однако тем не менее факт получения трудовой книжки работником рекомендуется зафиксировать. Например, работник может указать на самом заявлении, что трудовая книжка получена.

Г.Г. Садуева
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации

18.06.2018 г.


3. Ситуация: Работодатель выдал работнику трудовую книжку для ее представления в ПФР. Работник не возвращает ее работодателю более трех дней.

Вопрос: Вправе ли работодатель привлечь работника к дисциплинарной ответственности, если последний длительное время не возвращает трудовую книжку? Как работодателю проконтролировать своевременность возврата работником трудовой книжки? Вправе ли работодатель осуществлять такой контроль?

Ответ: По нашему мнению, работодатель не вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности в случае невозврата трудовой книжки, выданной работодателем по письменному заявлению работника для ее представления в ПФР, если он длительное время не возвращает трудовую книжку. Законодательно не закреплено право работодателя осуществлять контроль за возвратом работником трудовой книжки.

Обоснование: Федеральным законом от 21.07.2014 г. N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии" внесены изменения в ст. 62 Трудового кодекса РФ.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ст. 62 ТК РФ).

Форма заявления официально не утверждена. Рекомендуем в заявлении работника указать, что он обязуется вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), а также взять с работника расписку с датой получения трудовой книжки на руки.

Заявление работника следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции.

Законодательно не установлены ни предельный срок для возврата трудовой книжки работодателю, ни ответственность работника в случае невозврата без объяснения причин трудовой книжки в случае выдачи ее ему на руки для представления в орган обязательного социального страхования (обеспечения).

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 (далее – Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Работодатель обязан приказом назначить специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил). В случае отсутствия такого приказа ответственность будет возложена на работодателя.

В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения трудовых книжек могут быть привлечены к административной ответственности: должностные лица (работодатель, лицо, ответственное за ведение учета трудовых книжек) в виде предупреждения или штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; юридические лица - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Однако, в рассматриваемом случае административная ответственность к работодателю не может быть применена, в связи с тем, что обязанность выдать на руки трудовую книжку по письменному заявлению работника в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) установлена ТК РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 192 ТК РФ работодатель имеет право применить одно из дисциплинарных взысканий к работнику за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Возврат работником своевременно трудовой книжки работодателю не относится к его трудовым обязанностям, определенным трудовым договором, должностными обязанностями (ст. 21 ТК РФ). С учетом этого привлечение работника к дисциплинарной ответственности, по нашему мнению, будет неправомерным.

Также работодатель не вправе в данном случае каким-либо образом контролировать работника.

Одновременно, в случае невозврата работником трудовой книжки без объяснения причин работодателю, возможно, следует оформить дубликат трудовой книжки работника (п. п. 31 – 32 Правил).

Данное мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом.

Т.В.Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации

23.10.2015 г.


4. Ситуация: Работник-пенсионер для перерасчета пенсии попросил выдать ему трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ. Однако работник трудится в отдаленном обособленном подразделении.

Вопрос: Можно ли передать трудовую книжку работника другому лицу по доверенности или отправить работнику, или в Пенсионный фонд РФ по почте?

Ответ: В рассматриваемой ситуации трудовая книжка передается работнику способом, указанным в письменном заявлении о выдаче трудовой книжки, которое работник обязан предоставить работодателю. Трудовая книжка работника, который трудится в отдаленном обособленном подразделении, может быть передана другому лицу по доверенности или отправлена работнику по почте, если такой способ получения трудовой книжки указан в заявлении. Направление трудовой книжки непосредственно в Пенсионный фонд РФ законодательством не предусмотрено.

Обоснование: В соответствии с требованиями ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в том числе и трудовую книжку). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.

Такая же обязанность закреплена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225.

Способ передачи трудовой книжки законодательно не предусмотрен. Следовательно, работник в заявлении о выдаче трудовой книжки имеет право указать способ передачи ему трудовой книжки.

Таким образом, трудовая книжка может быть передана другому лицу по доверенности или отправлена работнику по почте, если такой способ получения трудовой книжки указан в заявлении. Также необходимо обратить внимание на правильность оформления доверенности на получение трудовой книжки и на наличие в доверенности права получения трудовой книжки в интересах работника.

В обязательном порядке работодатель должен зафиксировать передачу трудовой книжки. При передаче по доверенности иному лицу необходимо взять расписку и копию доверенности. При направлении трудовой книжки почтовой связью документами, подтверждающими направление трудовой книжки, являются опись вложения и документы о приеме ценного письма подразделением почтовой связи.

Направление трудовой книжки непосредственно в Пенсионный фонд РФ действующим законодательством не предусмотрено, следовательно, такие действия работодателя будут неправомерными.

Ю.А. Доценко
Государственный советник юстиции
Российской Федерации
2 класса
Государственная инспекция труда
в Пермском крае

05.02.2018 г.


5. Вопрос: Как составить заявление о выдаче копии трудовой книжки?

Ответ: Заявление работника о выдаче ему копии трудовой книжки является обязательным при представлении работодателем такой копии. Работник составляет заявление в письменной форме самостоятельно либо с использованием формы, утвержденной локальным актом работодателя.

Обоснование: В соответствии с ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Работникам в некоторых случаях может понадобиться копия трудовой книжки (например, для получения кредита в банке, визы и т.п.).

Статьей 62 ТК РФ предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в том числе трудовой книжки). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.

Такая же обязанность закреплена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225.

Форму заявления работника о представлении ему копии трудовой книжки работодатель вправе утвердить самостоятельно в локальном нормативном акте, либо такое заявление составляется работником самостоятельно в произвольной форме.

При этом заявление должно быть в письменной форме и содержать следующие элементы:

- наименование работодателя;

- фамилию, имя, отчество (при наличии) работника;

- должность работника;

- дату написания заявления;

- подпись с расшифровкой;

- дату получения представителями работодателя заявления.

Указание причины представления копии трудовой книжки работнику может осуществляться по желанию самого работника (например, при необходимости получения копии в кратчайший срок). Законодательно такая обязанность отсутствует и не может являться причиной отказа принятия представителем работодателя заявления.

Пример. Заявление о выдаче копии трудовой книжки

Главному врачу

ГБУЗ №____

Заявление

Прошу представить мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке.

«__»____20__

____________ Смирнов Н.Н.

Д.А. Мыльников
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации

18.06.2018 г.


6. Ситуация: Работник запросил у работодателя копию трудовой книжки для предоставления по месту требования.

Вопрос: Как правильно заверить такую копию? Будут ли распространяться требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. N 2004-ст) на заверение копий трудовых книжек? Если да, то с какого момента? Как указать номер дела и год? Книжки хранятся в сейфе.

Ответ: Положения нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), на заверение копий трудовых книжек будут распространяться с 01.07.2018 года.

Указание на номер дела и год оформляется в соответствии с формулировкой, содержащейся в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако, если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по нашему мнению, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Обоснование: Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ст. 62 Трудового кодекса РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 (далее – Правила).

Заверенной копией документа считается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В настоящее время утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 с датой введения в действие с 1 июля 2018 г. (Приказ Росстандарта от 25.05.2017 г. N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"). Данный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие документы, в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. N 299), класс 0200000.

Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год"), и заверяется печатью организации, например:

«Верно»

Подлинник документа находится в ГБУЗ №____ в деле N 01 за 2017 год

Инспектор по кадрам ______________ Иванова И.И.

02.07.2018 г.

Вместе с тем по общему правилу стандартизация в Российской Федерации основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации").

Поскольку п. 45 Правил установлено, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатели, как правило, хранят трудовые книжки не в номенклатурном деле, а в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В таком случае ввиду того, что требования ГОСТ носят рекомендательный характер, по нашему мнению, номер дела и год можно не указывать. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ГБУЗ №___

В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.

29.09.2017 г.


7. Вопрос: Установлен ли срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Обязан ли работодатель вести учет выдачи копий трудовых книжек работников?

Ответ: Трудовым законодательством не установлен срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

Срок действия копии трудовой книжки рекомендуется уточнять по месту требования.

Работодатель не обязан вести учет выдачи копий трудовых книжек работников.

Обоснование: Копию трудовой книжки, заверенную надлежащим образом, работодатель обязан выдать безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем, трудовым законодательством не установлен (ст. 62 ТК РФ).

По общим правилам копия трудовой книжки отражает содержание данного документа в момент ее изготовления. Соответственно, заверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения. Так, если на следующий день в трудовую книжку будет внесена очередная запись или исправление, копия уже не будет соответствовать оригиналу.

При этом следует учесть, что срок действия копии трудовой может быть установлен организацией или органом, в который ее необходимо представить. Например, банки, как правило, ограничивают срок действия копии трудовой книжки (которая является одним из документов, представляемых для получения кредита) одним месяцем после даты ее заверения. Поэтому срок действия копии трудовой книжки рекомендуется уточнять по месту требования.

В настоящее время порядок ведения работодателями трудовых книжек работников регулируется следующими нормативными документами: ТК РФ (ст. ст. 65, 66, 84.1 и др.); Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила); Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69 (далее – Инструкция).

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг также утверждены Инструкцией.

Однако, ни один из вышеуказанных нормативных правовых актов не содержит обязанности или необходимости ведения учета выдачи именно копий трудовых книжек работников. Кроме того, трудовым законодательством не предусмотрены и формы указанных документов.

Следовательно, трудовое законодательство не обязывает работодателя вести учет выдачи копий трудовых книжек работников.


 

8. Вопрос: Как оформить выписку из трудового договора?

Ответ: Выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя, она должна быть оформлена и выдана работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.

Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; а также те сведения из трудового договора, которые требуется предоставить работнику, дату составления выписки. Выписка должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии).

Обоснование: Статьей 62 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в том числе копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписку из трудовой книжки; справку о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При этом перечень документов, которые связаны с работой и подлежат выдаче работнику по его письменному заявлению, не является исчерпывающим, в связи с чем работодатель не вправе отказать работнику в выдаче ему выписки из трудового договора, если от работника поступит соответствующее письменное заявление.

В этих случаях документы подобного типа, как правило, могут предоставляться для предъявления в различные государственные органы и иные организации, а также контрагентам, например, для подтверждения полномочий руководителя. При этом выписка из трудового договора может служить цели установления подлинности персональных сведений о работнике, опыте выполнения той или иной работы и т.п.

Таким образом, выписка из трудового договора является кратким отражением необходимого раздела трудового договора или его части. При этом выписка из трудового договора может быть использована и в качестве замены копии трудового договора, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" указано, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

По мнению автора, при оформлении выписок из трудового договора выполняются следующие действия: копируется необходимая часть текста документа, поскольку именно в этом состоит цель создания выписки, полностью повторяются все реквизиты заголовочной части основного документа. Сам документ необходимо назвать "выписка из трудового договора".

Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; дату составления выписки. Также в выписку включаются пункты трудового договора, которые требуется представить работнику. Выписка должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии). Таким образом, выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя. Выписка из трудового договора должна быть оформлена и выдана работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.

Р.А. Исмаилов
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации

18.06.2018 г.


9. Вопрос: В каких случаях выдается и как оформляется справка о стаже работы? Какая ответственность работодателя предусмотрена за ее непредоставление?

Ответ: Справка о стаже работы выдается работодателем по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. В случае непредоставления работнику указанной справки работодатель может быть оштрафован в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обоснование: Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.

Типовая форма справки действующим законодательством не предусмотрена. Чтобы все выданные работодателем справки были единообразны, можно разработать бланк справки о трудовом стаже.

Рекомендуем указать в образце справки следующие реквизиты: сведения о работодателе (наименование организации, полный адрес, номер телефона, ИНН, КПП, ОГРН); дату выдачи справки; регистрационный номер выданного документа; место представления справки о стаже или адресат; должность ответственного работника, его подпись и расшифровку подписи. Справку о трудовом стаже может подписать руководитель организации или уполномоченный им работник. На документе должна стоять печать организации (при ее наличии).

При заполнении справки о трудовом стаже также полагаем, что необходимо отразить сведения о работнике, запросившем документ: фамилию, имя и отчество, его должность, структурное подразделение, в котором он работает (работал), дату начала (окончания) его работы в организации. Оформленную справку следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Справка о трудовом стаже не имеет срока действия, так как содержит информацию на определенную дату.

В трудовом законодательстве нет ограничений на количество выдаваемых работнику справок или копий документов, их выдают в количестве, указанном в письменном запросе работника.

Также в трудовом законодательстве нет запрета на отправку работодателем соответствующих справок по почте или электронной почте при наличии письменного согласия работника. Соответственно, при подаче заявления работнику следует указать просьбу о получении копий запрашиваемых документов по почте или электронной почте, если он хочет их получить указанным способом.

Трудовое законодательство и ст. 62 ТК РФ в частности не содержат норм, указывающих на то, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работникам, которые на момент подачи письменного запроса состоят в трудовых отношениях с работодателем. В ТК РФ в ряде случаев (ч. 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 391, ст. 392 ТК РФ) понятие "работник" применяется как в отношении лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем, так и в отношении лиц, которые ранее состояли в трудовых отношениях с работодателем, но на текущий момент прекратили их.

В связи с этим можно сделать вывод, что порядок выдачи копий документов, установленный ст. 62 ТК РФ, распространяется на всех работников вне зависимости от их статуса (прекративший трудовые отношения или работающий) и у работодателя нет правовых оснований отказать бывшему работнику в предоставлении справки о стаже работы.

В случае непредставления работнику справки о стаже работодатель может быть привлечен к административной ответственности, установленной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

С.А. Терентьев
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации

02.03.2018 г.


10. По данной теме на сайте Роструда размещен обзор по часто встречающимся и неоднозначным вопросам (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/analytics/show/25):

1. Сотрудник письменно разрешил направить ему трудовую книжку по почте. В какой срок это нужно сделать?

- Роструд указал: сразу же после получения согласия работника.

Ответ: Нормами действующего законодательства не установлен какой-либо срок, до истечения которого работодатель обязан отправить работнику трудовую книжку по почте при получении от последнего соответствующего согласия. По нашему мнению, работодатель обязан сделать это сразу же после получения от работника согласия на отправление трудовой книжки по почте.

Обоснование: Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

2. Сотрудник запросил документы, связанные с работой. Сам он живет в другом городе и за ними не приходит. Нужно ли отправлять документы почтой?

- Оказывается, да. Более того, Роструд отметил: при возможности работодателю следует предварительно уведомить сотрудника об отправке. Сделать это можно, например, по телефону.

Ответ: Если работник и работодатель не договорились о способе передачи запрашиваемых документов, то, по нашему мнению, работодателю следует направить их по почте. При возможности об отправке документов предварительно надо уведомить работника, например, по телефону.

Обоснование: Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.